TIETOSUOJASELOSTE
Yleinen tietosuojaseloste
Yritysmeili:n henkilötietojen käsittelyn periaatteet
Tämä yleinen tietosuojaseloste (”Yleinen Tietosuojaseloste”, ”Tietosuojaseloste” tai ”Seloste”) koskee Yritysmeili:n kaikkea toimintaa ja henkilötietojen käsittelyä. Selosteessa kerrotaan, miten henkilötietojasi kerätään, käsitellään, kenelle tietoja voidaan luovuttaa, kuinka pitkään tietoja säilytetään sekä mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen. Henkilötiedot tarkoittavat tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun suoraan tai epäsuorasti. Myös yritystä edustavan henkilön, kuten toimitusjohtajan, tiedot katsotaan henkilötiedoiksi. Yritystä koskevat tiedot, jotka eivät viittaa luonnolliseen henkilöön, eivät kuitenkaan ole henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä
Yritysmeili
Y-tunnus: 3383964-6
Haarlankatu 4 B, 33230 Tampere
Puhelin: 010 371 6460 (avoinna arkisin 9–17)
Sähköposti: info@yritysmeili.fi
Tietosuojasta vastaava henkilö: Arttu Aaltonen
Henkilötietojen kerääminen
Yritysmeili voi kerätä henkilötietoja useilla eri tavoilla. Voit itse antaa tietoja esimerkiksi ottaessasi yhteyttä tai käyttäessäsi palveluitamme tai asiakaspalvelukanavia. Lisäksi henkilötietoja voi syntyä palvelun käytön yhteydessä, tai niitä voidaan johtaa jo olemassa olevista tiedoista. Henkilötietoja voidaan saada myös ulkoisilta kolmansilta osapuolilta, kuten julkisista lähteistä. Saatuja tietoja voidaan yhdistellä esimerkiksi palveluiden tuottamisen tai markkinointiviestinnän yhteydessä.
Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista, mutta tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa palvelun tarjoamiseen tai pyyntöihin vastaamiseen. Joissain tapauksissa palvelua ei voida toteuttaa ilman vaadittuja tietoja. Lisäksi asiakaspalveluun ja myyntiin liittyvät puhelut voidaan tallentaa sekä soittaessasi meille että meidän soittaessamme sinulle.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsiteltävien henkilötietojen tyyppi ja määrä rajoitetaan kulloinkin välttämättömään tietoon. Esimerkkejä kerättävistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä:
- Perustiedot, kuten nimi, ammattinimike sekä suhde edustamaasi yritykseen ja yhteystiedot (sähköposti, osoite, puhelinnumero) sekä asiointikieli
- Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelua ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja -kiellot
- Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset
- Palvelun käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot tai verkkosivun käytön yhteydessä kerätyt tiedot, kuten tunnistamiseen liittyvät tiedot, palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla kerätyt tiedot (esimerkiksi laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset)
- Muut tapauskohtaisesti määräytyvät ja palveluun toimitetut tiedot
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista liiketoiminnan, tehokkaan asiakaspalvelun ja kaupallisten toimintojen kannalta. Tietoja voidaan käsitellä myös niiden anonymisoimiseksi. Käsittely tapahtuu vain oikeutettuihin ja tarkkaan määriteltyihin käyttötarkoituksiin, eikä tietoja käytetä yhteen sopimattomalla tavalla.
Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta
Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti palveluiden tarjoamiseen, toimittamiseen, ylläpitoon sekä asiakassuhteen hoitamiseen sinun tai edustamasi yrityksen ja Yritysmeili:n välillä. Käsittely perustuu sopimukseen sinun tai edustamasi yrityksen ja Yritysmeili:n välillä.
Markkinointi
Yritysmeili voi olla sinuun yhteydessä kertoakseen palveluiden uusista ominaisuuksista sekä markkinoidakseen ja myydäkseen muita palveluitaan. Henkilötietoja voidaan käyttää myös markkinointitutkimuksiin ja asiakaskyselyihin. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun tarjota tietoa palveluista ja markkinoida muita palveluita. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.
Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme palvelun ja verkkosivun tietoturvasta, palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön liiketoimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa palvelumme ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelun kehittämiseen ja liiketoimintamme johtamiseen. Lakien noudattaminen Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn. Tietojen jakaminen ja henkilötietojen luovuttaminen Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa: Lain vaatimassa tai sallimassa laajuudessa, esimerkiksi toteuttaaksemme toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyyn liittyen. Kun palveluntarjoajamme tai alihankkijamme käsittelee henkilötietoja meidän puolestamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti. Me määräämme henkilötietojesi käsittelystä ja olemme aina vastuussa siitä. Kun arvioimme sen olevan välttämätöntä oikeuksiemme täytäntöön panemiseksi tai suojelemiseksi kuten oikeusvaateisiin vastaamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojaamiseksi tai väärinkäytösten tutkimiseksi. Kun olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Tällöin tiedot luovutetaan suostumuksen mukaisesti. Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle Jotkin meidän käyttämistämme palveluntarjoajista tai alihankkijoista toimivat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, joten heidän käsitellessään henkilötietojasi tiedot on siirrettävä ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme tarvittavista suojatoimenpiteistä sovellettavan lainsäädännön vaatimalla tavalla. Henkilötietojen säilyttäminen Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttämiseksi tässä Selosteessa kuvatulla tavalla. Sinun tai edustamasi yrityksen kanssa solmitun sopimussuhteen perusteella käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään yleensä sopimussuhteen tai palveluiden tuottamiseen tarvittavan ajan. Kun asiakassuhde tai palvelun tuottaminen päättyy, henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin vanhentumislainsäädännön mukaisesti korvausvaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi. Voimme säilyttää tarvittavassa laajuudessa henkilötietoja myös noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa. Oikeutetun edun perusteella käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin niiden käsittelylle on olemassa perusteet. Jos henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, niitä säilytetään lain vaatimusten mukaisesti. Henkilötietojen säilytysvelvollisuudesta säädetään esimerkiksi kirjanpitoa ja rahanpesua koskevassa lainsäädännössä. Suostumuksen perusteella käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan. Sinun oikeutesi ja vaihtoehtosi henkilötietojen suhteen riippuvat kyseisestä tilanteesta ja käsittelyn tarkoituksesta. Tarkastusoikeus Sinulla on oikeus saada vahvistus sille, käsitelläänkö tietojasi, ja jos käsitellään, saada pääsy tietoihin. Näin saat informaatiota siitä, millä tavoin käsittelemme henkilötietojasi, sekä kopion tiedoistasi. Oikaisuoikeus Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia henkilötietoja. Oikeus vastustaa käsittelyä Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä meidän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun perusteella, jos henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää
Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi
Käsittelemme henkilötietoja varmistaaksemme palvelun ja verkkosivun tietoturvan sekä parantaaksemme niiden laatua ja kehittääksemme palveluamme. Lisäksi voimme koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja, jotka ovat johdon käytössä liiketoiminnan asianmukaista johtamista varten. Näissä tilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa palvelun ja verkkosivun tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelun kehittämiseen ja liiketoiminnan johtamiseen.
Lakien noudattaminen
Käsittelemme henkilötietojasi myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpitoa koskevien vaatimusten tai viranomaisten lakiin perustuvien tietopyyntöjen toteuttamiseksi.
Asiakkaan tunteminen ja rahanpesun estäminen
Yritysmeili käsittelee asiakkaidensa, heidän edustajiensa ja tosiasiallisten edunsaajiensa henkilötietoja lakisääteisten asiakkaan tuntemisvelvoitteiden täyttämiseksi sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi.
Asiakkaan tuntemiseen voi sisältyä yrityksen rekisteri- ja omistajatietojen tarkistaminen (KYB), henkilöllisyyden tunnistaminen ja todentaminen (KYC) sekä rahanpesuun, pakotteisiin ja poliittiseen vaikutusvaltaan liittyvät tarkistukset (AML/PEP).
Käsiteltäviä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot, asema yrityksessä, omistus- ja määräysvaltasuhteet sekä tunnistamiseen ja riskinarviointiin liittyvät tiedot.
Tietoja voidaan kerätä asiakkaalta, viranomaisrekistereistä ja muista luotettavista tietolähteistä. Tarkistuksissa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilöllisyyden todentamiseen, yritystietojen tarkistamiseen ja rahanpesun estämiseen erikoistuneita palveluntarjoajia.
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan (GDPR 6(1)(c)), joka koskee lakisääteisen velvoitteen noudattamista.
Rahanpesulainsäädännön mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään pääsääntöisesti viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Muita tarkistuksissa syntyviä tietoja säilytetään vain niiden käyttötarkoituksen ja sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.
Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.
Tietojen jakaminen ja henkilötietojen luovuttaminen
- Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille lain vaatimassa tai sallimassa laajuudessa, esimerkiksi toteuttaaksemme toimivaltaisen viranomaisen pyynnön tai oikeuskäsittelyyn liittyen.
- Kun palveluntarjoajamme tai alihankkijamme käsittelee henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti, olemme vastuussa henkilötietojen käsittelystä.
- Voimme luovuttaa tietoja, kun se on välttämätöntä oikeuksiemme täytäntöön panemiseksi tai suojelemiseksi, kuten oikeusvaateisiin vastaamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojaamiseksi tai väärinkäytösten tutkimiseksi.
- Jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle, tiedot luovutetaan suostumuksen mukaisesti.
Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle
Jotkin palveluntarjoajistamme tai alihankkijoistamme saattavat toimia Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme, että henkilötietojen siirto tapahtuu sovellettavan lainsäädännön edellyttämiä suojatoimia noudattaen.
Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, mukaan lukien lakiin, kirjanpitoon tai raportointiin liittyvien vaatimusten täyttäminen. Sopimussuhteeseen perustuvia henkilötietoja säilytetään yleensä sopimussuhteen tai palveluiden tuottamiseen tarvittavan ajan. Kun asiakassuhde tai palvelun tuottaminen päättyy, henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin vanhentumislainsäädännön mukaisesti korvausvaatimusten tai kanteiden varalta. Voimme säilyttää henkilötietoja myös noudattaaksemme suoramarkkinointikieltoa. Oikeutetun edun perusteella käsiteltyjä tietoja säilytetään niin kauan kuin käsittelylle on perustetta. Lakisääteisiin velvoitteisiin perustuvia henkilötietoja säilytetään lain vaatimusten mukaisesti, esimerkiksi kirjanpitoa ja rahanpesua koskevan lainsäädännön mukaisesti. Suostumuksen perusteella käsiteltävien tietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.
Sinun oikeutesi
Oikeutesi ja vaihtoehtosi henkilötietojen suhteen määräytyvät tilanteen ja käsittelyn tarkoituksen mukaan:
- Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö tietojasi, sekä oikeus saada pääsy tietoihin ja kopio niistä.
- Oikaisuoikeus: Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia tietoja.
- Oikeus vastustaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää oikeutetun edun perusteena olevan käsittelyn.
Oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen
Oikeus vastustaa käsittelyä ja suoramarkkinointia
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli et hyväksy käsittelylle esitettyä oikeutettua etua. Voimme kuitenkin hylätä vastustamispyynnön, jos henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä pakottavien ja laillisten oikeuksien toteuttamiseksi. Sinulla on myös oikeus milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin sekä siihen liittyvään profilointiin.
Oikeus tietojen siirtoon
Voit pyytää saada henkilötietosi, jotka olet toimittanut meille käsiteltäväksi suostumuksen tai sopimuksen perusteella. Näissä tapauksissa toimitamme tiedot sinulle tai osoittamallesi kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole pätevää syytä. Tämä voi koskea tilannetta, jossa koet henkilötietojesi käsittelyn tarpeettomaksi aiemmin mainittuihin tarkoituksiin tai haluat peruuttaa antamasi suostumuksen.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Voit tietyissä tapauksissa pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, esimerkiksi siksi aikaa kun tarkistamme tietojen oikeellisuutta.
Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
Henkilöllisyyden varmistaminen
Voimme pyytää sinulta tiettyjä tietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi ja varmistaaksemme, että olet oikeutettu käyttämään näitä oikeuksia.
Yhteydenotto ja valitusoikeus
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen info@yritysmeili.fi. Jos koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit ottaa yhteyttä myös tietosuojavaltuutettuun.
Tietoturva
Toteutamme asianmukaiset fyysiset, tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain sellaisille valtuutetuille työntekijöille, alihankkijoille ja palveluntarjoajille, jotka tarvitsevat tietoja työssään. He käsittelevät tietojasi ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja ovat salassapitovelvollisia.
Selosteen muutokset
Voimme tarvittaessa päivittää tätä Selostetta, jos henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintatapamme muuttuvat.
Seloste löytyy osoitteesta:
https://www.yritysmeili.fi/tietosuoja/,
Palveluehdot osoitteesta:
https://www.yritysmeili.fi/ehdot/
ja Luottamuksellisuus- ja henkilötietojen käsittelyehdot osoitteesta:
https://www.yritysmeili.fi/ehdot/ndadpa/.
Tämä Seloste on päivitetty viimeksi 27.10.2026.
Yhteystiedot
Ota yhteyttä: